Una buena estrategia de administración tecnológica incluirá mecanismos de evaluación y auditoría para garantizar no solo que se haya implantado la tecnología aplicada de acuerdo con el plan fijado, sino que continua operando conforme a lo previsto a lo largo de su vida útil.
La evaluación de la auditoría son esencialmente los dos lados de la misma moneda. Sin embargo, tienen un diferente énfasis. Las funciones de auditoría normalmente comprenden el monitoreo externo o por separado de una organización o sistema. La evaluación, si bien es utilizada como una herramienta de auditoría, no está restringida a un escrutinio externo o por separado y puede ser utilizada por los administradores o usuarios para medir el éxito de sus propios sistemas y mejorar su rendimiento.
Evaluación
Se pueden incorporar mecanismos de evaluación en la estrategia de diseño e implantación de cualquier proyecto tecnológico ¿Qué se espera lograr con la tecnología? ¿Cómo determinar si está cumpliendo o no con sus propósitos? ¿Qué resultados son mesurables? ¿Qué medidas de desempeño se pueden establecer?
Considerar las cuestiones de evaluación antes de adquirir la tecnología ayudará no solo a mediar su efectividad una vez incorporada, sino también a clarificar si es apropiada para las funciones contempladas.
Una de las mejores formas de evaluar la efectividad de la tecnología es fijar medidas de desempeño realistas y aplicarlas. Hay que evitar es establecimiento de medidas de desempeño que no se puedan medir fácilmente y no reportar sobre aquellas que se hayan establecido.
También se pueden incluir procedimientos de evaluación en las rutinas de mantenimiento de la tecnología. Los administradores deben ser responsables de asegurar que la evaluación se lleve a cabo, de recibir los reportes y de actuar cuando sea necesario. De poco sirve una evaluación si no se toman medidas cuando algún problema es identificado.
Una vez que los problemas son identificados, los resultados de la evaluación se pueden utilizar para plantear posibles soluciones. En el ciclo de evaluación posterior a la realización de mejoras, se puede utilizar una vez más la evaluación para determinar la efectividad de los cambios.
Auditoría
Como con los planes de evaluación, se pueden incorporar mecanismos de auditoría en las fases de diseño y desarrollo del plan de implantación tecnológica.
Los auditores pueden tomar los resultados de la evaluación y realizar un escrutinio externo y objetivo de ellos. La función de los auditores en la administración electoral es particularmente relevante cuando la tecnología es utilizada para procedimientos que exigen transparencia y confianza. Los auditores pueden servir para evaluar los procedimientos electorales ofreciendo una evaluación independiente sobre la efectividad de la tecnología.
Las auditorías pueden ser llevadas a cabo por personal interno o externo. En las internas, es costumbre que los auditores no tengan un interés directo en el proceso auditado a fin de acreditar su confiabilidad. Las auditorías internas pueden ser valiosas porque permiten conocer las complejidades de las operaciones de la institución. Sin embargo, los auditores internos no suelen tener el total beneficio de la credibilidad que normalmente se les atribuye a los independientes.
Los auditores externos tienen la ventaja de no contar con un interés en el resultado de la auditoría más allá de su propia credibilidad y las percepciones que obtienen de ello. En consecuencia, las auditorías externas suelen tener mayor veracidad que las internas. Otro punto a favor de los auditores externos es que la auditoria es una habilidad y los mejores auditores tienen gran capacitación y gran experiencia. El personal interno no suele tener esta clase de atributos a menos que haya sido especialmente reclutado para ese tipo de actividades.
Los auditores externos pueden ser utilizados para escrutar cualquier aspecto de la tecnología electoral que sea sujeto de evaluación. Sobre todo cuando la tecnología es utilizada para funciones electorales cruciales, como el registro y escrutinio de los votos, los auditores externos pueden jugar un papel muy importante.
Los sistemas de cómputo para registrar y contar los votos son tan efectivos y seguros como los códigos de cómputo que utilizan para efectuar sus cálculos. Se pueden utilizar auditores externos para escrutar los códigos utilizados y verificar que operen a la perfección. Los códigos de computadora que han sido auditados externamente pueden ser "aislados", es decir, almacenados en un sitio seguro bajo control independiente de la autoridad, para luego ser comparados con la versión original del código utilizada en el proceso electoral. En esta forma, es posible no sólo verificar que el código esté libre de cualquier irregularidad oculta o tentativa deliberada de manipulación, sino también que el código que ha sido utilizado no ha sido cambiado o alterado desde que se efectuó la auditoría.